Milan Rataj je dlouholetým expertem na HR strategie a současně spoluzakladatelem personálního start-upu Sloneek. V článku pro náš blog sepsal, k čemu kompetenční modely slouží, proč jsou důležité i jak na ně rychle a jednoduše.

Kompetenční modely jsou důležitým nástrojem pro správu lidských zdrojů a zajištění efektivního fungování firem. Jsou to nástroje, které popisují soubor klíčových schopností, kompetencí, dovedností, vlastností a znalostí nezbytných pro úspěšné plnění pracovních výkonů, rolí nebo pracovních pozic.

Tyto modely se používají k posouzení schopností pracovníků a jejich přizpůsobivost na nové pozice nebo role ve firmě. Důležité a užitečné jsou zejména proto, že umí identifikovat a hodnotit potřeby, pomáhat s náborem a výběrem nových lidí, rozvojem či tréninkem a v neposlední řadě měřením výkonnosti i kritérii hodnocení.

Běžně se ve firmách setkávám s tím, že kompetenční modely vůbec neřeší a důvod bývá překvapivě ten, že se mnoho z nich obává, že vytvoření kompetenčních modelů je příliš složité, náročně a že na to nemají čas, schopnosti nebo expertízu. V některých případech je příprava kompetenčních modelů skutečně náročná, ale rád bych personalisty uklidnil: většinou si nemusíte vyhradit ani desítky tisíc korun a dokonce ani půlku pracovní doby. V tomto článku si ukážeme, jak na to rychle a jednoduše, krok za krokem.

Krok 1: Definování klíčových pozic

Prvním krokem při tvorbě kompetenčního modelu je identifikace klíčových pozic ve firmě nebo v organizaci. Tyto pozice by měly být zvoleny na základě toho, které z nich jsou pro společnost nejdůležitější. Zaměřte se na ty pozice, které mají největší dopad na výkonnost firmy, zkrátka takové, bez kterých by se vaše společnost nemohla v žádném případě obejít.

Krok 2: Identifikace klíčových kompetencí

Poté je třeba identifikovat klíčové kompetence pro každou z těchto pozic. Tyto kompetence by měly být vybrány na základě toho, jak jsou pro úspěšné výkony v dané pozici nezbytné. Klíčové kompetence mohou zahrnovat například odborné znalosti, technické schopnosti, řídící dovednosti, komunikaci nebo týmovou spolupráci.

Vždy je dobré konzultovat jednotlivé atributy a vlastnosti s konkrétními pracovníky, protože oni sami většinou nejlépe vědí, bez čeho by se člověk na jejich pozici nemohl nebo neměl obejít. Ale jen na to se určitě nespoléhejte. Je dobré shromažďovat informace a údaje nejen od zaměstnanců na daných pozicích, od vedoucích pracovníků, ale také od externistů, zákazníků nebo klientů. Je vhodné využít různé formáty (rozhovory, brainstormingy, analýzy, průzkumy, třídící cvičení), které pomohou maximalizovat hloubku získaných informací a zvýšit relevanci výsledného kompetenčního modelu.

Krok 3: Vytvoření kompetenčního modelu

Poté je třeba vytvořit samotný kompetenční model. To může být provedeno v podobě tabulky, kde jsou pozice na jedné ose a klíčové kompetence na druhé ose. Pro každou pozici by měly být určeny klíčové kompetence, které jsou pro dané místo nezbytné. Po stanovení kompetencí je třeba definovat i minimální přijatelné úrovně výkonu v každé z kompetencí. Všichni personalisté i manažeři v celé organizaci by z modelu měli být schopni vyčíst minimální úroveň, na které mohou konkrétní jednotlivci podávat své výkony a přitom být ve svých rolích úspěšní.

Je také vhodné zahrnout standardy výkonu. Hodně firem klade velký důraz na své poslání, vizi a hodnoty, ale mnohem méně řeší standardy pracovních výkonů. Ty ale představují klíčové informace o tom, jak se práce vykonává. Pokud tomu nic nebrání, měly by být v kompetenčním modelu zahrnuty.

Krok 4: Zhodnocení stávajících pracovníků a identifikace nedostatků

Zhodnocení stávajících zaměstnanců ve firmě by mělo být provedeno na základě klíčových kompetencí uvedených v kompetenčním modelu. Tento proces by měl poskytnout informace o tom, jakým způsobem pracovníci odpovídají na požadavky dané pozice a zda je nutné některé kompetence dále rozvíjet. Může to být provedeno prostřednictvím průzkumu zaměstnanců nebo osobním hodnocením. Cílem je tedy také zjistit, v čem jsou pracovníci slabí a co by mohli zlepšit.

Krok 5: Stanovení plánu a cílů rozvoje

Poté, co jsou identifikovány nedostatky, je třeba stanovit cíle rozvoje pro každého pracovníka. Tyto cíle by měly být realistické a měly by se zaměřovat na rozvoj nejdůležitějších kompetencí, které jsou pro danou pozici nezbytné.

Následujícím krokem je stanovení plánu rozvoje pro každého pracovníka. Tento plán by měl zahrnovat konkrétní kroky, které budou potřebné k dosažení stanovených cílů rozvoje. Tyto kroky by měly být realistické a měly by být přizpůsobeny potřebám jednotlivých pracovníků.

Krok 6: Sledování a hodnocení pokroku

Nakonec je třeba sledovat a hodnotit pokrok každého pracovníka v rámci plánu rozvoje. Toto hodnocení by mělo být prováděno pravidelně a mělo by být založeno na objektivních kritériích. Pokud se pracovníci dostatečně nezlepší, mohou být vyžadovány další kroky jako například další školení či mentoring.

To jsou ve stručnosti nejdůležitější kroky tvorby kompetenčních modelů. Pokud se o tématu chcete dozvědět více, najdete mnoho dalších informací v odborných publikacích nebo na internetu. Zajímavý e-book jsme k tématu nedávno vydali ve Sloneeku, zdarma je případně ke stažení zde.

Na samotný závěr bych rád přidal ještě tři důležité rady, které přípravě kompetenčních modelů a strategie mohou jedině prospět a celý proces zjednodušit, vylepšit a učinit ho dlouhodobě udržitelným:

👉 Obecné modely jsou většinou úplně k ničemu. Široké, rozsáhlé a všeobjímající kompetenční modely nebude nikdo rád používat a vracet se k nim. Nepřinášejí totiž žádnou přidanou hodnotu, ať už jde o kompetence, řízení, odpovědnost nebo vytváření strategií či hodnocení výkonu. Aby byl váš kompetenční model konkrétnější, zvažte zahrnutí základních kompetencí (které jsou použitelné pro všechny role), strategických kompetencí (které se vztahují ke konkrétním rolím – např. vedoucím pracovníkům) a funkčních kompetencí (ty jsou specifické pro konkrétní funkce či divize nebo oddělení).

👉 Během celého procesu myslete na to, aby vše, co děláte, bylo co nejvíce praktické a užitečné. Složitá hantýrka, interní zkratky nebo slang na někoho možná udělají dojem, ale myslete i na ty, co nedisponují vašimi informacemi, nebo na ty, kteří mohou přijít po vás. Používejte proto snadno srozumitelné výrazy, buďte struční, mluvte jasně a k věci.

👉 Kompetenční modely a s nimi související strategie jsou do jisté míry nikdy nekončící proces. Role, kompetence nebo standardy výkonu, pro které kompetenční model tvoříte, se mohou v průběhu času měnit. Proto je vhodné jednou ročně až jednou za rok a půl každý model zkontrolovat a případně revidovat tak, aby byla zajištěna relevance, aktuálnost i komplexnost.

Jak jsem už uvedl v úvodu, kompetenčních modelů není nutné se bát a často je zvládnete svépomocí. Jsou samozřejmě i případy, kdy to například z kapacitních důvodů nejde, v tom případě doporučuji sáhnout po některém nástroji, kterým vám s tím dokáže hodně pomoct. Na trhu je jich několik, systém od Sloneeka samozřejmě nevyjímaje.