Odchod zaměstnance (angl. offboarding) patří mezi tu nejméně oblíbenou (a zároveň poslední) část životního cyklu zaměstnance. Není pochyb o tom, že je tato fáze pro obě strany náročná. Jak ale na offboarding tak, aby tento proces bolel co nejméně a měl všechny náležitosti správně? Na to se podíváme v našem dalším článku.

Základ by měl být fungující offboarding proces. Na co nezapomenout, aby odchod proběhl v pořádku a efektivně?

• nastavte si offboarding checklist (vypište veškeré položky, které tam patří např. odevzdání notebooku, vystavení zápočtového listu, předání agendy aj.)
• udělejte exit interview

Exit pohovor by měl být veden opravdu lidsky. Pokuste se být co nejvíce profesionální a empatičtí. Není třeba situaci ještě více zhoršovat negativními emocemi, zvyšováním hlasu nebo jinými projevy, které jméno firmy poškodí a druhou stranu jen vystresuje.

Cílem exit interview by měl být zjištění důvodu odchodu, co může firma zlepšit, s čím byl/a dotyčný/á v práci spokojený/á, co by měla firma do budoucna změnit apod.

• pokud odchází zaměstnanec dobrovolně, nepřemlouvejte ho

Pokud už se člověk jednou rozhodne, že odejde, nemá cenu ho stavět do velice nekomfortní pozice s otázkami tipu "A kdybychom vám přidali o (doplňte si) tisíc, nepomohlo by to?" a na druhý den otázkou "Nerozmyslel/a sis to?". Více se o tomto fenoménu rozepisujeme
v našem dalším článku 5 vět, které škodí vašemu byznysu

• zajistěte efektivní předání agendy

Toto je ve spoustu firmách stále kámen úrazu, pokud už mají zajištěné předchozí body, většinou v tomto bodě efektivita klesá.

Pokud nemáte náhradu za daného člověka, může se stát, že agendu bude přebírat někdo z kolegů odcházejícího. Zařiďte, aby to bylo na co nejmenší dobu. Také doporučujeme, abyste nabídli i finanční či jinou odměnu (např.volno navíc) tomu, kdo agendu dočasně přebírá.

TIP: Pokud odcházející nebude chtít předávat agendu osobně, domluvte se, aby agendu předal alespoň v písemné formě. Někdy je to
i lepší varianta. Mohlo by se stát, že odcházející zbytečně demotivuje nástupce svým přístupem.

Nekumulujte více práce na 1 zaměstnance dlouhodobě, ani nevytvářejte tzv. 2v1 pozice pro zůstávající kolegy, jinak hrozí, že odejdou taky.

• go the extra mile; nabídněte pomoc

Pokud se vaše cesty rozchází opravdu v dobrém, nabídněte vaší pomoc. Zkuste např. konzultaci ohledně CV/ LinkedIn profilu nebo řekněte, že jí/jej doporučíte dál a dáte kladnou zpětnou vazbu.

• chovejte se k dotyčnému pořád stejně - udržujte dobré vztahy

Toto by mělo být automatické, ale stále jsou firmy, které se nechají unést. Proto apelujeme na všechny společnosti, chovejte se
i k odcházejícím zaměstnancům jako doposud. Hořké a uštěpačné poznámky, vynechávání z akcí nebo oslav není vhodné. Nedělejte si
to zbytečně horší. Udržovat dobré vztahy je opravdu na místě.

Nastavte společně s vaším IT oddělením správný odchod zaměstnance i ze stránky cyber bezpečnosti. Veškeré přístupy do interních databází by měly být odebrány a e-mailová schránka deaktivována (může být součástí offboarding checklistu). Odcházející by si měl také nastavit emailovou automatickou odpověď, že v dané firmě skončil a na koho se mají ostatní obrátit v případě dotazů.

Zajistěte komunikaci do firmy; dobré je dát tuto informaci jak na váš interní kanál (např. intranet) tak i osobně. Ať už zaměstnanec odchází dobrovolně nebo nedobrovolně, nemlčte, ať nedojde ke zbytečné panice. Sdělte týmu, že daný člověk odchází, obecný důvod (např. jiná profesní cesta) a hlavně, co to pro stávající kolegy znamená. Jak se bude řešit agenda, rozdělaná práce apod. Tyto informace sdělte i klientům se kterými dotyčný/á spolupracoval/a.

Abyste byli v souladu se zákoníkem práce a nehrozily vám soudní tahanice, musíte se umět rozloučit se zaměstnancem dobře
i z legislativního hlediska. Pokud si nejste jistí, vždy se poraďte se svým legal týmem nebo advokátem, který se zabývá pracovním právem.

Druhy rozvázání a skončení pracovního poměru:

a) dohoda (oboustranný akt)

b) výpověď (jednostranný akt)

c) okamžité zrušení

d) zrušení ve zkušební době

Všechny formy musí být písemně. Zaměstnanec nemusí udat důvod výpovědi. Zaměstnavatel ano.

POZOR: Nepleťte si výraz: výpověď dohodou => existuje buď výpověď z pracovního poměru (jednostranný akt) nebo dohoda (mezi oběma stranami).

Více informací naleznete v zákoníku práce (vyhledejte: Obecné ustanovení o rozvázání a skončení pracovního poměru).

Jaký je tedy závěr?

Nezapomeňte, správným offboardingem zajistíte zachování dobrého jména a pověsti. Může se také stát, že se budou do vaší firmy chtít vrátit - až 15% lidem se to už stalo (více o tomto trendu zde - bod 3). Proto udržujte pokud možno dobré vztahy i po odchodu, podceňovat offboarding se opravdu nevyplatí (ani obrazně ani konkrétně).

Potřebujete pomoci s offboardingem ve vaší firmě? Nejste si něčím jisti v procesu nebo potřebujete v tomto směru konzultaci? Neváhejte nás kontaktovat, moc rádi vám pomůžeme!